Plan zarządzania danymi. Mapa drogowa do sukcesu

05.2024 | Plan Zarządzania Danymi | Dane | Data Governance

W dzisiejszym świecie, w którym dane są kluczowe, efektywne zarządzanie danymi jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji, która chce się rozwijać. Jeśli kiedykolwiek czułeś/czułaś się przytłoczny/przytłoczona chaosem informacyjnym lub Twój zespół miał trudności z dostępem do danych lub ich zrozumieniem, nie jesteś sam :) Właśnie tutaj pojawia się dobrze skonstruowany plan zarządzania danymi.

W tym artykule postaram się przybliżyć najważniejsze elementy planu zarządzania danymi.

Zacznijmy jednak od podstawowego pytania ...

1. Czym jest zarządzanie danymi?

Zarządzanie danymi to coś więcej niż tylko gromadzenie i przechowywanie informacji. To kompleksowy proces, który obejmuje takie działania / procesy jak:

• Gromadzenie => Collect: Zbieranie danych w spójny i zorganizowany sposób, z uwzględnieniem kwestii prywatności np. PII, PHI.
• Przechowywanie => Store: Zapewnienie, że dane są bezpieczne, łatwo dostępne dla osób, które ich potrzebują, oraz dobrze zorganizowane do wykorzystania w przyszłości.
• Wykorzystanie => Use: Ustalenie jasnych wytycznych dotyczących sposobu wykorzystania danych, przy jednoczesnej ochronie prywatności użytkowników.
• Komunikację => Communicate: Zdefiniowanie sposobu udostępniania danych wewnątrz i na zewnątrz firmy, minimalizując zamieszanie i zapewniając poufność.

2. Dlaczego zarządzanie danymi jest ważne?

Solidny plan zarządzania danymi oferuje wiele korzyści:

1. Zorganizowane i wydajne zespoły: Każdy członek zespołu będzie dokładnie wiedział, jak gromadzić, przechowywać, uzyskiwać dostęp i udostępniać informacje, co prowadzi do płynniejszej pracy i zwiększonej produktywności.
2. Skalowalność: Dobrze przemyślany plan jest zaprojektowany tak, aby rósł wraz z Twoją organizacją, dzięki czemu nie zostaniesz zaskoczony, gdy ilość danych wzrośnie.
3. Podejmowanie decyzji w oparciu o informacje: Kiedy Twoje dane są uporządkowane i dostępne, możesz je analizować, aby uzyskać cenne informacje, które prowadzą do lepszych decyzji.
4. Bezpieczeństwo danych: Plany zarządzania danymi obejmują protokoły ochrony wrażliwych informacji, zmniejszając ryzyko naruszenia danych lub nieautoryzowanego dostępu.
5. Współpraca: Ustanawiając wspólny język i strukturę danych, zespoły mogą bezproblemowo współpracować przy projektach, nie wchodząc sobie w drogę.
6. Zgodność: Dobry plan zarządzania danymi zapewnia zgodność z przepisami dotyczącymi prywatności i standardami branżowymi.

3. Trzy kluczowe fazy skutecznego planu zarządzania danymi

1. Faza gromadzenia:

   • Używaj spójnych kategorii do gromadzenia danych.
   • Przestrzegaj przepisów dotyczących prywatności od samego początku.
   • Określ minimalną ilość danych potrzebną do realizacji projektu, aby uniknąć niepotrzebnego bałaganu.

2. Faza przechowywania:

   • Wprowadź ścisłe konwencje nazewnictwa plików i standardowe formaty.
   • Zapewnij bezpieczeństwo danych poprzez kontrolę dostępu i tworzenie kopii zapasowych.
   • Wybierz rozwiązania do przechowywania, które mogą pomieścić rosnącą ilość danych.

3. Faza wykorzystania:

   • Opracuj wytyczne dotyczące sposobu analizowania, udostępniania i raportowania danych.
   • Monitoruj wykorzystanie danych, aby identyfikować trendy lub anomalie.
   • Regularnie przeglądaj i aktualizuj swój plan zarządzania danymi w miarę zmieniających się potrzeb.

Komunikacja jest kluczowa

I na koniec najważniejsze - pamiętajmy, że plan zarządzania danymi jest skuteczny tylko wtedy, gdy jest jasno zakomunikowany wszystkim zaangażowanym osobom. Upewnij się, że Twój zespół rozumie cel planu, swoje indywidualne role i znaczenie przestrzegania jego wytycznych.